Produktivität steigern

Drei Strategien für das Berufs- und Privatleben

Produktivität wird allgemein positiv wahrgenommen, denn wir streben immer nach höherer Produktivität, ob privat oder beruflich. Sie ist wichtig. Ohne Produktivität gibt es kein Vorankommen. Die folgenden 3 Strategien können dir zu mehr Produktivität im Berufs- und Privatleben verhelfen:
Inhaltsverzeichnis

Outsourcing

Die Bezeichnung Outsourcing setzt sich aus den englischen Begriffen “outside”, “resource” sowie “using” zusammen. Denn beim Outsourcing übernehmen externe Dienstleister bestimmte Aufgaben oder firmeninterne Abläufe. Dabei wird eine bestimmte Expertise benötigt, die innerhalb des eigenen Unternehmens nicht vorhanden oder zu teuer ist. Man erbringt also die Leistung nicht selber, sondern lässt sich diese von einem externen Dienstleister liefern.

Aber warum sollte man Outsourcing nutzen?
Wer sich für Outsourcing entscheidet, kann von einer höheren Produktivität profitieren. Weitere Vorteile wären eine Kostenreduzierung, denn vereinzelte Aufträge sind oftmals günstiger als ein Festangestellter oder eine komplette interne Abteilung. Durch Outsourcing kann ein Unternehmen Zeit sparen. Es müssen keine Mitarbeiter eingestellt werden, beziehungsweise sind auch keine Schulungen/ Weiterbildungen für ein bestimmtes Wissen nötig. Das Unternehmen trägt bei Auslagerung und einzelnen Aufträgen ein geringeres Risiko und neue Abläufe lassen sich so testen.
Findet man einen Experten, den man manche Aufgaben abgeben kann, kommt es zu einer Qualitätsverbesserung, dann externe Experten und neue Strategien können die Qualität der eigenen Firma verbessern. Durch Outsourcing bleibt mehr Zeit für die Kernkompetenzen, an denen man produktiver arbeiten kann und die das Unternehmen dann besser positionieren.
Im Vorfeld ist es mit viel Arbeit verbunden. Schließlich muss man erstmal einen geeigneten Dienstleister finden, mit ihm die Verträge aushandeln und am Ende muss man trotzdem die Qualität der Arbeit prüfen. Trotzdem lohnt es sich in vielen Bereichen, die Arbeit an andere Firmen abzugeben. Oft steht der Aufwand, den man betreiben müsste, um sich die Fähigkeiten der Aufgaben anzueignen oder die benötigten Gerätschaften dafür zu besorgen, in keinem Verhältnis zum Aufwand, einen externen Dienstleister mit an Bord zu holen. Und auch, wenn sich viele Unternehmen dazu entscheiden, alle Aufgaben selbst zu übernehmen, ist es nicht selten der Fall, dass die Qualität darunter leidet. Häufig kommt es also dazu, dass es günstiger und qualitativ besser ist, sich Unterstützung von außerhalb zu holen.

Besonders für Startups kann Outsourcing sehr wertvoll sein. Man gibt Aufgaben ab, in denen man keine Expertise hat, spart sich damit Kosten und Zeit.

GTD Methode

Die Getting-Things-Done-Methode, kurz GTD, ist ein Zeitmanagement- und Produktivitäts-System. Diese Methode hilft dir, deine Aufgaben effizienter und stressfreier zu erledigen. Das Grundprinzip der GTD-Methode ist die schriftliche Organisation und Erfassung deiner Aufgaben, die du zu erledigen hast. Durch das Niederschreiben dieser, bist du auf der sicheren Seite nichts mehr zu vergessen und macht dir den Kopf für andere Dinge frei. Das schriftliche Fixieren deiner ToDos führt dazu, dass alles rechtzeitig erledigt wird und nichts in Vergessenheit gerät. Du hast den Kopf frei und grübelst nicht über Dinge, die in deinem Hinterkopf schwirren. Hast du eine große Aufgabe/ ein großes Projekt vor dir, hilft es diese in kleinere Teilaufgaben aufzuteilen, und konkrete Abgabetermine festsetzt. Wichtig ist eine regelmäßige Kontrolle, damit du alle Aufgaben und Projekte im Blick behältst, Probleme erkennst und Verbesserungen vornehmen kannst. Die Getting-Things-Done Methode kann in fünf Schritte eingeteilt werden:
  • Sammeln
  • Verarbeiten
  • Organisieren
  • Durchsehen
  • Erledigen

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Die Zwei Minuten Regel

Um produktiver arbeiten zu können ist Selbstmanagement ein wichtiger Aspekt, der dabei beachtet werden sollte. Hinausgehend aus der Getting-Things-Done-Methode hat David Allen die Sofort Methode “die zwei Minuten Regel” eingeführt. Sie gehört zu den Werkzeugen des Zeitmanagements und dient dazu, kleine aber wichtige Aufgaben nicht ständig aufzuschieben. Diese Regel ist aufgrund ihrer Einfachheit und die sofortige Umsetzbarkeit sehr beliebt.

Alles was man in zwei Minuten oder weniger abarbeiten kann, wird sofort erledigt. Es wird auch sofort erledigt, wenn die Aufgabe nicht die höchste Priorität hat. So hat man sie ganz einfach aus den Füßen und sie direkt abgehakt. Erkennst du bei einer Aufgabe nicht, dass sie irgendwie wichtig werden könnte und keine zwei Minuten wert ist, dann streich sie lieber direkt von deiner Liste. Höchstwahrscheinlich wird sie in Zukunft auch nicht wichtiger werden, eher im Gegenteil, sie wird in deinem Kopf herumschwirren und dir keinen freien Kopf erlauben. Solche Aufgaben, die einzeln keinen großen Wert haben, werden in der Menge zu einer großes Belastung, sodass die Arbeitsmoral, die Effektivität und Produktivität leiden wird. Durch die kleinen aufgeschobenen Aufgaben kann es dazu kommen, dass du den Fokus verlierst und das ist nicht Sinn und Zweck der Zwei Minuten Regel. Streich diesen Typ von Aufgaben also direkt aus deiner Liste. Mangelnde Selbstdisziplin oder ein fehlender Überblick können dazu führen, dass wichtige Aufgaben aufgeschoben oder falsche Prioritäten gesetzt werden.
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